.1 項(xiàng)目人員配備及設(shè)備配置
我公司提供項(xiàng)目實(shí)施所需人員、設(shè)備，進(jìn)入客戶現(xiàn)場加工，采用流水線模式作業(yè)，在現(xiàn)場組織多條生產(chǎn)線進(jìn)行檔案數(shù)字化加工作業(yè)
.1.1 人員分組
根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范及流水線操作要求，項(xiàng)目人員分為4個部門，生產(chǎn)加工部分8個小組，組成完整的流水作業(yè)線。組織結(jié)構(gòu)如下圖：
.1.2生產(chǎn)加工人員分布圖
.1.3 人員崗位職責(zé)描述
崗位職務(wù) 職責(zé)描述
項(xiàng)目經(jīng)理
全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各項(xiàng)生產(chǎn)計劃、過程管理和成本控制工作。
按照公司的整體部署，制定生產(chǎn)計劃，落實(shí)生產(chǎn)責(zé)任，切實(shí)貫徹、執(zhí)行公司制定的各項(xiàng)管理制度和總體要求，保證生產(chǎn)流程的高效運(yùn)行。
全面掌握人員情況，審核人員崗位調(diào)度情況。
審核項(xiàng)目生產(chǎn)物品的耗用、員工考勤、落實(shí)獎懲。
及時向公司匯報工作，作好項(xiàng)目合同的履行和反饋。
費(fèi)用管理和票據(jù)審核報銷。
項(xiàng)目副經(jīng)理 協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理作好全面工作。
具體落實(shí)生產(chǎn)流程的各個環(huán)節(jié)，安排生產(chǎn)進(jìn)度，監(jiān)督生產(chǎn)質(zhì)量，接洽加工標(biāo)準(zhǔn)，保證生產(chǎn)效率。
負(fù)責(zé)落實(shí)員工上崗培訓(xùn)和崗位調(diào)度。
具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目生產(chǎn)物品、考勤、員工獎懲的管理及其它行政事務(wù)，并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報工作。
負(fù)責(zé)數(shù)字化成品數(shù)據(jù)向業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接工作，同時負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)掛接成品的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，保證數(shù)字化成品掛接數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)到客戶要求。
組長 1．按照下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)，落實(shí)生產(chǎn)責(zé)任、監(jiān)控生產(chǎn)質(zhì)量，保證本班組良好的生產(chǎn)秩序和較高的生產(chǎn)效率。
2．向本組人員傳達(dá)、貫徹項(xiàng)目的各項(xiàng)管理要求，深入了解本班組員工的思想情況，及時向項(xiàng)目經(jīng)理反饋員工作動態(tài)。
3．負(fù)責(zé)抓好本組員工作崗位培訓(xùn)，作好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
4．負(fù)責(zé)與上下工序的檔案交接工作。
5．對發(fā)生的薄弱生產(chǎn)崗位提供生產(chǎn)支援。
質(zhì)檢員 切實(shí)按照公司制定的各項(xiàng)質(zhì)量檢查規(guī)定和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)完成質(zhì)檢任務(wù)，保證較高的生產(chǎn)質(zhì)量。
檔案管理員
檔案整理員
檔案裝訂員 1．會同客戶單位檔案管理人員進(jìn)行檔案的領(lǐng)取、清點(diǎn)、出入庫交接、歸還工作。
2．檔案出入庫的登記、清點(diǎn)，庫內(nèi)檔案的整理、保管。
3．生產(chǎn)消耗品的出入庫登記、發(fā)放、清點(diǎn)、記錄。
4．項(xiàng)目經(jīng)理安排的臨時任務(wù)。
各工序生產(chǎn)人員 遵守公司的各項(xiàng)管理規(guī)定，服從管理和組長調(diào)度。
按照項(xiàng)目的生產(chǎn)計劃、流程規(guī)范和質(zhì)量要求在整理、掃描、處理、裝訂、掛接工序上保質(zhì)保量的完成流水作業(yè)。
.1.4 設(shè)備配置
我公司為本項(xiàng)目提供如下設(shè)備：高速工程掃描儀，高速平板掃描儀，計算機(jī)，DVD刻錄機(jī)，24口交換機(jī)。
.1.4.1 設(shè)備分配表
略
.1.4.2 掃描儀介紹
為了更好地保護(hù)檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的紙質(zhì)情況選擇掃描儀。紙質(zhì)較脆、薄或粘連在一起的可采用平板掃描儀進(jìn)行掃描。對于紙質(zhì)情況較好的檔案，可采用高速掃描儀進(jìn)行掃描。根據(jù)工商局現(xiàn)有檔案情況，經(jīng)本項(xiàng)目組研究決定采用富士通 高速工程掃描儀和虹光高速平板掃描儀為本次加工掃描儀機(jī)型。
.2 加工環(huán)境要求
根據(jù)上述人員和設(shè)備配置，需客戶單位提加工場地、辦公桌椅，以便布置生產(chǎn)工藝順暢的加工流水線；需要保證電力正常供應(yīng)、以便項(xiàng)目順利進(jìn)行。
我公司自行在項(xiàng)目現(xiàn)場組建局域網(wǎng)與服務(wù)器連接，以利于數(shù)字化加工數(shù)據(jù)能正常在各流程中交接、備份。
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，客戶方應(yīng)協(xié)調(diào)調(diào)度各單位移交檔案，使檔案能順利交接到實(shí)施方手中，提供檔案整理及裝訂過程中產(chǎn)生的檔案附屬物品：檔案盒、背脊條、各類檔案卷皮、各類檔案目錄、裝訂機(jī)、A3打印機(jī)及相關(guān)耗材。
.3 項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度安排
根據(jù)人員及設(shè)備配置情況（如40人），我公司計劃每日加工量如下：
每天檔案整理量：約20，000頁
每天檔案掃描加工量：約20，000頁
每天圖像處理量：約20，000頁
每天排序掛接量：約20，000頁
每天質(zhì)量檢查量：約20，000頁
每天卷皮打印量：約20，000頁
每天檔案裝訂量：約20，000頁
按照以上標(biāo)準(zhǔn)，我公司每月加工量如下：
每月檔案整理量：450，000頁
每月掃描總量： 約450，000頁
每月圖像處理量：約450，000頁
每月排序掛接量：約450，000頁
每月質(zhì)量檢查量：約450，000頁
每月卷皮打印量：450，000頁
每月檔案裝訂量：450，000頁
每月加工檔案成品量：450，000頁
預(yù)留一個月時間作為數(shù)據(jù)驗(yàn)收、光盤刻錄、系統(tǒng)培訓(xùn)時間。
.4 數(shù)字化加工質(zhì)量要求
.4.1 企業(yè)信息數(shù)據(jù)質(zhì)量要求
企業(yè)信息數(shù)據(jù)關(guān)鍵字段錄入率100%。
文字錯誤率：小于千分之五。
.4.2 影像文件質(zhì)量要求
影像文件格式：黑白及灰度JPEG
影像文件分辨率：200dpi。
影像文件傾斜度：不超過+1度。
圖像模糊率＜千分之五
圖像級別錯誤率＜千分之五
.4.3 數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量要求
企業(yè)數(shù)據(jù)掛接錯誤率：小于千分之五。
.4.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量承諾
我公司向用戶做出承諾，提交給用戶的數(shù)據(jù)完全達(dá)到上述質(zhì)量要求，用戶在使用過程中如遇到有質(zhì)量問題的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，我公司將在三個工作日內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)更改。
.5 質(zhì)量控制措施
.5.1 質(zhì)量控制體系
質(zhì)量控制體系分為水平控制和垂直控制兩方面的嚴(yán)格控制。從流程環(huán)節(jié)控制和數(shù)據(jù)抽檢及各種控制措施來保證項(xiàng)目整體的質(zhì)量。
.5.1.1水平控制：根據(jù)生產(chǎn)流程設(shè)計安排，采用流程交接環(huán)節(jié)控制，檔案隨各流程依次向下流轉(zhuǎn)，各流程相互制約，下一流程的工作是對上一流程工作的質(zhì)檢，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的層層監(jiān)督控制。增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力，既能加快工作效率，也能有效提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。
加工流程 流程簡述 質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)
檔案移交 為保證客戶檔案的完整和安全，在檔案交接及加工過程中，運(yùn)用規(guī)范的檔案交接單，每一工序做到有跡可尋。 1、項(xiàng)目經(jīng)理主抓檔案流轉(zhuǎn)，隨時抽查檔案去處及交接單狀態(tài)。
2、保證檔案數(shù)量、完整性的完全正確。
3、移交雙方簽字確認(rèn)。
檔案整理 1、將領(lǐng)來的檔案按管理單位統(tǒng)一編號
2、以卷為單位，根據(jù)案卷內(nèi)容打印相對應(yīng)卷皮
3、按案卷內(nèi)容領(lǐng)取相對應(yīng)的目錄，按目錄整理資料順序，編寫頁碼，填寫目錄相對應(yīng)頁碼
4、查對卷內(nèi)檔案頁數(shù)及檔案實(shí)際紙張是否對應(yīng) 1、保證檔案數(shù)量不丟失，與移交清單一致
2、保證同一案卷與文件不分離。
3、各項(xiàng)記錄要求完全準(zhǔn)確，與移交清單有出入需上報項(xiàng)目經(jīng)理處理。
企業(yè)信息登記 將新開業(yè)企業(yè)的注冊號、名稱、法定代表人、核準(zhǔn)日期、企業(yè)類型等原始信息錄入管理系統(tǒng) 1、確保關(guān)鍵字段100%正確。
2、保證錄入文字錯誤率在千分之五以內(nèi)。
加工流程 流程簡述 質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)
檔案掃描 卷內(nèi)檔案按順序掃描，對過薄、過軟、易損檔案掃描前要采取一定的保護(hù)措施，以免損壞檔案。對有皺紋、卷角的檔案進(jìn)行平整處理。針對原件清晰度較低的應(yīng)調(diào)整掃描參數(shù)，力求做到圖像質(zhì)量完整清晰。 1、圖片內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全對應(yīng)一致。
2、圖片數(shù)及實(shí)物數(shù)量完全一致。
3、保證圖像的完整性及順序與原件一致。
4、不得出現(xiàn)多頁、少頁情況。
5、保證圖像清晰、完整。
圖像處理
掛接 對圖片進(jìn)行糾偏、去污處理。核查是否有漏掃、錯掃。發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)掃。核對圖片數(shù)量及順序是否與實(shí)物一致。根據(jù)企業(yè)信息及案卷類型，將圖像一卷一卷掛接入數(shù)據(jù)庫中，與企業(yè)目錄及案卷類型一一對應(yīng)，便于管理查詢利用。 1、保證圖像的內(nèi)容、數(shù)量及順序與原始檔案一致。
2、保證圖像的掃描分辨率及格式符合要求。
3、圖像的偏斜度、去污率、清晰度錯誤率控制在千分之五以內(nèi)
4、保證企業(yè)變更關(guān)鍵信息錄入率100%。
5、保證圖像掛接內(nèi)容錯誤率在千分之五以內(nèi)。
6、保證圖像級別設(shè)置錯誤率在千分之五以內(nèi)。
質(zhì)量檢查 檢查各環(huán)節(jié)質(zhì)量：檔案整理、圖片質(zhì)量、企業(yè)信息目錄質(zhì)量、掛接質(zhì)量、裝訂質(zhì)量。
對成品數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，核查掛接質(zhì)量,核查量至少為總量的3%。 根據(jù)各環(huán)節(jié)質(zhì)量要求指標(biāo)，核查項(xiàng)目總體質(zhì)量，根據(jù)檢查情況修改有質(zhì)量問題的數(shù)據(jù)。
并出具質(zhì)量檢查報告，合格后提交客戶
合卷裝訂 檢查卷內(nèi)檔案是否完整，并按標(biāo)準(zhǔn)裝訂還原。歸還檔案，簽收檔案交接單。
檢查卷內(nèi)檔案是否完整，并按標(biāo)準(zhǔn)裝訂還原。 1、檔案原件與移交清單的數(shù)量與內(nèi)容一致。
2、裝訂時檔案的順序、完整性的完全正確。
3、保證檔案裝訂質(zhì)量100%的完好率。
4、保證移交檔案時雙方確認(rèn)簽字。
.5.1.2 垂直控制：由各組組長及項(xiàng)目副經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理及公司質(zhì)檢組對每一工序的多重垂直質(zhì)檢管理，用質(zhì)檢體制來增強(qiáng)所有成員的質(zhì)量意識、提高整體人員的業(yè)務(wù)水平，做到不合格數(shù)據(jù)層層排查整改，并定期進(jìn)行質(zhì)量總結(jié)，全面提升數(shù)據(jù)整體質(zhì)量。
如下圖：
通過上述水平及垂直控制體系，在實(shí)際掃描加工過程中，實(shí)現(xiàn)的多級質(zhì)量控制體系如下圖所示：
①重點(diǎn)環(huán)節(jié)配備高素質(zhì)高技能人員。其中檔案整理組為數(shù)字化加工的起點(diǎn)，數(shù)據(jù)掛接組為數(shù)據(jù)加工的終點(diǎn)，在此加強(qiáng)人員配備，從加工源頭到成品提交均能有效控制數(shù)據(jù)整體質(zhì)量。
每一環(huán)節(jié)交接均需登記確認(rèn)，責(zé)任明確落實(shí)到每組及每名員工。
②有專業(yè)的項(xiàng)目副經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)檢總監(jiān)作全面的質(zhì)檢協(xié)調(diào)管理工作，做到各流程環(huán)節(jié)質(zhì)量情況溝通順暢、及時。
③有專設(shè)的質(zhì)檢組會定期對成品質(zhì)量進(jìn)行抽查，保證成品數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)才能提交；并且質(zhì)檢組會不定期不定組別地對各流程、各個重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)人員的數(shù)據(jù)及工作技藝進(jìn)行抽檢，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正改善，有效地在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷地提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，努力達(dá)到出流水線的數(shù)據(jù)就是客戶需要的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。
④各個小組組長、項(xiàng)目副經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理及質(zhì)檢組對抽檢的數(shù)據(jù)做出錯誤報告記錄。
作用：a、各環(huán)節(jié)具體操作人員及副組長針對質(zhì)檢錯誤報告有針對性地分析修改數(shù)據(jù)，定期對本組操作環(huán)節(jié)容易出問題的地方進(jìn)行總結(jié)、培訓(xùn)并及時完善。
b、此報告也作為績效工資發(fā)放及崗位提升的基準(zhǔn)數(shù)據(jù)之一。
.5.2 成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
根據(jù)國家工商行政管理總局《企業(yè)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)》及中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2005)要求，以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括企業(yè)信息目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。
同一類企業(yè)的檔案或同一類型的行政檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時抽檢的比率不得低于5％。
企業(yè)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、圖像級別有錯誤、核準(zhǔn)日期有誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為"不合格"。
同一類企業(yè)的檔案或同一類型的行政檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到97％以上（含97％）時，給予以驗(yàn)收“通過”。
合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100％
.5.3 項(xiàng)目質(zhì)量準(zhǔn)則
① 嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，樹立質(zhì)量是生命的觀念。
② 根據(jù)省工商局企業(yè)檔案加工要求對檔案進(jìn)行分類、順頁、編碼，填寫卷皮封面信息、卷內(nèi)目錄。企業(yè)須將主體與分支機(jī)構(gòu)分開整理和掛接，原則是主體與分支須分盒裝卷，每戶企業(yè)以卷（開業(yè)卷、審核卷、變更卷、年檢卷、注銷卷等）為單位進(jìn)行排列裝訂。
③ 圖像掛接時要求圖像與案卷目錄或企業(yè)信息、檔案類型、變更信息完全正確，每戶企業(yè)的整理份數(shù)與掛接份數(shù)須對應(yīng)準(zhǔn)確。
④ 每個管理局的檔案須在指定的分局?jǐn)?shù)據(jù)庫中，檔案類型必須掛接正確。
⑤ 企業(yè)基本信息要保證百分之百正確(包括：名稱、注冊號、法人、企業(yè)類型、企業(yè)狀態(tài))。
⑥ 掃描時根據(jù)檔案紙張選擇掃描設(shè)備和掃描方式，避免對檔案原件造成二次損傷，杜絕損壞檔案，保證檔案完整性、原始性。
⑦ 保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰，無扭曲等情況的發(fā)生；杜絕出現(xiàn)檔案內(nèi)容殘缺或漏掃、多掃等現(xiàn)象
⑧ 圖像格式和分辨率必須嚴(yán)格按照要求設(shè)置，不得隨意更改；杜絕出現(xiàn)圖像未處理、數(shù)據(jù)存儲錯亂等現(xiàn)象。
⑨ 處理時應(yīng)清除黑邊、雜點(diǎn)等，保證圖像端正、整潔；不得刪除頁面任何有用信息，保證圖像信息與原檔案內(nèi)容完全一致。
⑩ 檔案裝訂杜絕出現(xiàn)掉頁、順序錯亂等現(xiàn)象，力求恢復(fù)原件原樣，不得損壞檔案，裝訂卷皮類型與卷皮填寫內(nèi)容須對應(yīng)正確。
.6 項(xiàng)目加工要求及加工流程
.6.1 項(xiàng)目加工要求
.6.1.1 檔案整理裝訂
在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并作好整理記錄，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。
企業(yè)檔案整理要求：
①、企業(yè)檔案一戶一個注冊號，一個歸檔號，一盒多卷，一戶一份開業(yè)卷。
②、文件排列。文件排列順序按照甘孜州統(tǒng)一印好的卷內(nèi)目錄排列，目錄以外的文件，按文件的類別及文件之間的聯(lián)系進(jìn)行編排。
③、填寫頁號。編寫卷內(nèi)文件順序號要用鉛筆寫阿拉伯?dāng)?shù)字（注：不超過1公分），每卷均從1起編頁，凡有文字和圖表的頁面都要編號，正面號編定在文件右上角空白處。卷內(nèi)執(zhí)照原編為2頁的，須打開，按標(biāo)準(zhǔn)折為A4紙編為1頁。不編頁號的文件有：卷皮、卷內(nèi)目錄及空白頁。
④、填寫卷內(nèi)目錄，按照卷皮印制的卷內(nèi)目錄填寫頁號、核準(zhǔn)日期。
⑤、編寫卷號，填寫總目錄。按卷皮核準(zhǔn)日期的先后排列順序編寫卷號，如：開業(yè)、第一次變更、第二次變更等，其他材料注銷材料、監(jiān)督材料、年檢材料。則分別為1、2、3卷等，注冊號應(yīng)填寫在各自欄內(nèi)，把總目錄表附在案卷盒內(nèi)最前面。
工商行政檔案整理要求：
①、工商行政檔案按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，要進(jìn)行修改。
②、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，要拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
③、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。
④、頁面修整
破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，要先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件要先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
⑤、檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
檔案裝訂要求：
掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案要按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，要注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。